« L’esprit de la conversation consiste bien moins à en montrer beaucoup qu’à en faire trouver aux autres ; celui qui sort de votre entretien content de soi et son esprit l’est de vous parfaitement. » Jean de la Bruyère
Moment privilégié d’écoute et d’échange, l’entretien d’évaluation est une opportunité à saisir, tant par le salarié que par le manager. Cependant son succès repose aussi sur une bonne communication tout au long de l’année et du degré de préparation des acteurs.
Scène de vie : Brice se présente à son rendez-vous pour l’entretien annuel d’évaluation. Un peu stressé car il a été prévenu ce matin, il manque de préparation. Après quelques banalités, son chef survole rapidement ses réussites. «On ne va pas s’y attarder car c’est bien. » En revanche, il passe un temps interminable sur ses faiblesses. Brice se tasse et se replie sur lui-même en entendant la liste de ses lacunes et de ses échecs ! « Ai-je aussi mal travaillé cette année » se demande–t-il ? Lorsqu’il est principalement centré sur l’évaluation de la performance, l’entretien d’évaluation fait débat et suscite les critiques.
A quoi sert l’entretien d’évaluation ?
Aussi étonnant soit-il, l’entretien annuel d’évaluation (EA) est facultatif. Dérivé de l’ancien français « value » qui signifie « valeur, prix », le sens du mot « évaluer » souligne la valeur. Il s’agit donc de relever en premier ce qui est positif ! Ce rituel, parfois décrié mais adopté par une large majorité de grandes entreprises, oscille entre deux orientations indissociables : l’évaluation de la performance passée d’une part, et la projection vers le futur d’autre part. La vérité se situe quelque part entre les deux. Le manager évalue l’année écoulée du point de vue de l’entreprise et du salarié. L’entretien annuel individuel consiste à faire le point sur le travail effectué par le collaborateur, sur ses compétences, sur l’atteinte ou non des objectifs fixés pour l’année et sur sa motivation. Il permet aussi de mieux connaitre ses attentes et ses difficultés. Il s’agit certes d’un bilan mais surtout d’un moment d’échange privilégié entre le salarié et son responsable direct. L’entretien annuel a aussi cet autre intérêt de permettre aux employés d’être acteur de leur projet professionnel. Il s’agit pour eux d’exprimer leurs souhaits d’évolution en fonction des besoins de l’entreprise.
Le processus d’évaluation
L’entretien annuel d’évaluation diffère de l’entretien professionnel du fait du caractère obligatoire de ce dernier. Il se tient tous les 2 ans. Il a pour objectif d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations possibles pour y parvenir. La grille de l’entretien d’évaluation est en général réalisée par les ressources humaines. Elle comporte des questions précises et fermées et/ou des questions ouvertes, laissant la parole aux salariés. Le but est de prendre de la distance par rapport au quotidien. Bien évaluer, c’est comprendre la personne mais aussi l’entreprise et la synergie existant entre l’une et l’autre. En fait c’est le point d’orgue d’une année au cours de laquelle le principe d’un retour managérial régulier sera privilégié. Celui-ci favorise en particulier le sentiment d’appartenance, nécessaire à la performance collective. C’est donc bien plus que certaines pratiques qui consistent souvent à remplir des cases. A la fin de l’entretien, l’idéal serait d’arriver à définir une vision commune, à créer une sorte de partenariat qui produira plus de performance. En fait « l’entretien doit commencer comme un face à face et se terminer côte à côte » selon la jolie formule de Philippe Cirier, consultant et dirigeant d’In Up.
Les étapes de l’entretien d’évaluation
L’entretien annuel est un moment privilégié entre le collaborateur et son manager. Pour qu’il soit le plus constructif possible, chacune des parties doit pouvoir le préparer en amont.
- Programmer, au préalable, l’heure et la date à laquelle se déroulera l’entretien et informer le collaborateur à l’avance de l’objectif et des modalités.
- Préparer respectivement l’entretien à l’avance afin d’en faire un moment efficace et enrichissant, pour le salarié comme pour l’employeur.
- Echanger pendant l’entretien en donnant au salarié la possibilité de faire part de son point de vue, de son ressenti et de ses attentes.
- Résumer l’entretien en reprenant les points importants. Adresser un compte rendu de l’entretien au salarié est préférable.
Un entretien d’évaluation réussi nécessite de sortir de l’application d’un processus pour installer un véritable dialogue dans la bienveillance. Cela signifie aussi de pratiquer des échanges réguliers au cours de l’année, pour favoriser la montée en compétence du collaborateur. Ainsi il ne sera pas surpris par la teneur de l’entretien annuel.
La feuille de route du manager
Au cœur de sa responsabilité de manager, cet entretien est parfois un moment délicat. Pourtant c’est l’occasion de sortir du quotidien et de réfléchir plus largement à la façon de faire les choses. Loin des feuilles et des cahiers, c’est du temps de partage pour donner de l’importance à son interlocuteur. Sa préparation méticuleuse est primordiale. L’objectif du manager est multiple :
- Évaluer le salarié en termes de compétences et de performances : le savoir (connaissances métiers et autres savoirs indispensables à la conduite de ses missions) et le savoir-faire (mise en application des connaissances, expertise, expérience).
- Apprécier le comportement du salarié : les caractéristiques du savoir-être sont encadrées par les valeurs et la culture d’entreprise, les règles de vie en société et la personnalité du salarié.
- Définir de nouveaux objectifs ambitieux et réalistes et un plan d’action pour améliorer les performances du salarié.
- Promouvoir et témoigner de la reconnaissance : l’accompagnement de ses collaborateurs est au cœur de la mission du manager.
La communication du manager, essentielle pour donner du sens, doit éviter de se perdre dans un formalisme centré sur l’évaluation de performance. Enfin les conséquences de l’évaluation engagent la responsabilité du manager.
Les objectifs du salarié
Pour de nombreux employés, l’entretien d’évaluation est vécu comme un moment de stress, voire comme une perte de temps. Afin d’être acteur de son entretien, une préparation tant personnelle que professionnelle, ainsi qu’un changement de perception est nécessaire. Car comment faire entendre ses arguments lorsque l’on ne croit pas soi-même en l’intérêt de cet entretien ? Au lieu d’imaginer que ce dernier puisse vous nuire, rappelez-vous que son objectif premier est de vous entendre. Un entretien annuel se prépare. Pour effectuer un bilan de l’année écoulée, pensez à effectuer une liste de vos missions pour quantifier vos succès et identifier vos ratés. Cette étape d’auto évaluation est essentielle pour poser son argumentation.
La préparation du message prend en compte les demandes de l’entreprise. L’entretien annuel est une occasion unique pour exprimer vos souhaits, parler de vos initiatives, poser des questions et émettre des propositions. Votre manager ignore peut-être certaines des difficultés rencontrées et celles que vous avez surmontées. En outre, de nombreux salariés sont sous-utilisés dans l’entreprise, car ils ont des talents méconnus. Il est important de les faire connaître. Enfin, il est souhaitable de formuler ses besoins en formation pour gagner en compétences et en confiance en soi. L’idée, c’est « d’ouvrir le champ des possibles ». nous dit Philippe Cirier.
Comment accepter la critique dans le milieu professionnel
Du latin « criticus », le verbe critiquer désigne le fait d’être capable de discernement et de jugement. La critique nous renvoie donc au sentiment désagréable d’être jaugé, jugé et noté. Elle est souvent reçue de façon désagréable, comme une remise en question personnelle. Pourtant la critique est essentielle car elle permet de pointer certaines difficultés pour trouver des solutions et progresser. « La critique peut être extrêmement constructive, puisqu’en la recevant, je peux m’améliorer » nous dit Timéa Bezulowsky, psychologue clinicienne. Pour être constructive, la critique doit être juste et argumentée afin d’être analysée pour comprendre ainsi les raisons qui l’ont motivée. Pour ne pas se sentir accablé et générer des émotions négatives, il est préférable de questionner pour bien comprendre le message. Cependant certaines critiques peuvent être injustes et il est parfois nécessaire de les remettre en question.
Conseils du coach
Selon les statistiques, 9 entretiens sur 10 sont mal préparés. 0r 50% de la réussite de l’évaluation réside dans la qualité de sa préparation. Si celle-ci est importante pour le salarié, elle est indispensable pour le manager. Toute légèreté, approximation ou manque de respect du manager est insupportable ! C’est pourquoi la réussite d’un entretien est une responsabilité partagée entre le manager et le collaborateur. L’entretien répond aux besoins des managers, des collaborateurs et des services de Ressources Humaines. Il appartient au manager de créer un véritable climat de confiance qui permet un véritable échange. Cette confiance se construit au cours de l’année à l’occasion d’échanges informels, de retours d’expérience et de feedback. L’entretien annuel d’évaluation peut alors se connecter au développement des connaissances, aux objectifs de formation et d’orientation professionnelle.
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